Hur spelar man in samtal? Lagligt, GDPR och teknik för företag | Dstny

Att spela in samtal är ett praktiskt verktyg för dokumentation, kvalitetssäkring och uppföljning. Men det finns regler att följa – och rätt teknik gör hela skillnaden. Här går vi igenom hur det fungerar i praktiken.

Är det lagligt att spela in samtal?

En grundregel: du som deltar i ett samtal har rätt att spela in det. Det gäller oavsett om det är ett internt möte eller ett kundsamtal.

För företag som spelar in kundsamtal tillkommer ett krav: den som ringer måste informeras om att samtalet spelas in, innan det börjar. Det är ett krav som följer av GDPR och den svenska personuppgiftslagen.

En professionell lösning som Dstnys Call Recording hanterar det automatiskt – ett informationsmeddelande spelas upp i början av varje samtal, utan att du behöver tänka på det.

Hur fungerar samtalsinspelning rent tekniskt?

Samtalsinspelning kan fungera på två sätt beroende på er telefonilösning:

• Operatörsbaserad inspelning – inspelningen sker direkt i telefoniplattformen, oberoende av vilken enhet medarbetaren använder. Det är det mest tillförlitliga sättet.
• Appbaserad inspelning – inspelning via en app på mobilen eller datorn, vilket kan vara begränsat av operativsystem och tillstånd.

Dstnys samtalsinspelning är operatörsoberoende och fungerar för både fasta och mobila nummer, oavsett om medarbetaren använder softphone, mobilapp eller IP-telefon.

Vad kan man göra med inspelade samtal?

Inspelningarna lagras i ett webbaserat gränssnitt där du kan söka på telefonnummer, tidpunkt och samtalslängd. Vanliga användningsområden:

• Kvalitetssäkring – lyssna på samtal för coachning och förbättring av kundservice
• Dokumentation – bevara viktig information från kunddialoger och avtalsdiskussioner
• Utbildning – använd riktiga samtal som utbildningsmaterial för nya medarbetare
• Tvistlösning – ha tillgång till ett facit om en kund bestrider vad som sagts

GDPR och lagringstid

GDPR ställer krav på att personuppgifter – inklusive inspelade röstsamtal – inte sparas längre än nödvändigt. Det innebär att du behöver:

1. Definiera ett syfte med inspelningen (t.ex. kvalitetssäkring, dokumentation)
2. Bestämma en lagringstid som matchar syftet – vanligtvis 30–90 dagar
3. Säkerställa att inspelningarna raderas automatiskt efter den perioden
4. Informera de som ringer om att samtal spelas in

Dstnys lösning lagrar inspelningarna krypterat inom EU och låter dig ställa in automatisk radering.

Vilken lösning passar ditt företag?

Dstny erbjuder två paketnivåer – Call Recording Automatic och Call Recording Pro – som kan kombineras fritt. Olika medarbetare kan ha olika paketnivåer inom samma organisation, beroende på behov.

Vill du veta mer om hur samtalsinspelning fungerar för just er verksamhet? Läs mer om Dstny Call Recording eller kontakta oss för en demonstration.