Dstny Copilot: E-post
E-post blir en del av konversationen, inte bara inkorgen.
Dstny Copilot kan lägga till e-post som en konversationskälla vid sidan av möten och andra affärskonversationer. När integrationen är kopplad importeras relevanta e-posttrådar till plattformen och representeras som löpande konversationer, vilket ger Dstny Copilot underlaget för att koppla ihop det som hände i ett möte med uppföljningen, besluten och relationsbyggandet som sker efteråt.
Resultatet är en mer komplett bild av kunden och affärsdialogen, där teamet ser hela sammanhanget istället för lösryckta meddelanden eller enskilda mötesögonblick. Import- och blockeringsregler avgör vilken e-post som ska in i Dstny Copilot och hur den ska hanteras.
Vem kan använda e-postintegrationen?
E-post är en tilläggstjänst till Dstny Copilot och kräver licensen Dstny Copilot. Den ingår inte i grundlicensen, utan måste läggas till separat. Kontrollera alltså att kunden har både Dstny Copilot och tilläggstjänsten Email innan ni informerar om eller aktiverar funktionen.
Syfte
E-post stöds som konversationskälla. Den här artikeln går igenom vad som importeras, hur användaren styr importbeteendet, hur e-post visas i Dstny Copilot och hur ägarskap för en e-posttråd avgörs.
1. Konfigurera vilken e-post som importeras
Välj ett eller flera scope beroende på hur ni arbetar. Dessa inställningar avgör vilka konversationer Dstny Copilot ska överväga, medan blockeringsreglerna längre ner ger ytterligare sätt att smalna av det som importeras. E-postimport är en personlig integration, så reglerna ni sätter här gäller för varje inkorg ni kopplar.
- CRM-kontakter: importera en tråd bara när någon extern deltagare i tråden är en kontakt synkad från det kopplade CRM-systemet.
- Kända kontakter och företag: importera trådar med personer eller företag organisationen tidigare haft möte med eller registrerat.
- Externt: importera meddelanden som involverar någon utanför organisationen.
- All e-post: importera alla meddelanden som inte utesluts av blockeringsreglerna, inklusive interna trådar.
CRM-kontakter, Kända kontakter och företag samt Externt kan kombineras, en tråd importeras så snart något av alternativen matchar. All e-post täcker redan in de övriga, så väljer man det alternativet täcks allt.
De här valen sätter ramen för vilka trådar som är kandidater. Blockeringsregler kan alltid minska den mängden ytterligare. Notiser som Dstny Copilot själv skickar, till exempel AI-sammanfattningar, påminnelser och dagliga digest, importeras aldrig.
När e-postintegrationen är aktiverad importeras e-post kort efter att den kommer in i inkorgen. Det går inte att importera e-post som togs emot innan integrationen aktiverades.
2. Använd blockeringsregler
Blockeringsregler håller irrelevanta, känsliga eller automatiska meddelanden borta från Dstny Copilot. Reglerna smalnar av det scope som valdes ovan, så teamet fångar meningsfulla affärskonversationer utan att drunkna i brus.
Automatiserad e-post
När det här är aktiverat utesluts automatiska meddelanden som nyhetsbrev, massutskick och no-reply-meddelanden, baserat på vanliga avsändaradresser, markörer och mönster i ämnesraden.
Egna blockeringsregler
Skapa en regel genom att välja ett e-postfält och ett villkor:
| Fält | Tillgängliga villkor |
|---|---|
| Avsändare | Innehåller, börjar med, slutar med, exakt matchning eller reguljärt uttryck |
| Avsändare till mig | Innehåller, börjar med, slutar med, exakt matchning eller reguljärt uttryck |
| Valfri deltagare | Innehåller, börjar med, slutar med, exakt matchning eller reguljärt uttryck |
| Ämne | Innehåller, börjar med, slutar med, exakt matchning eller reguljärt uttryck |
| Innehåll | Innehåller, börjar med, slutar med, exakt matchning eller reguljärt uttryck |
Exempel på egna blockeringsregler
Kombinera fält, villkor och värden för att utesluta vanliga typer av e-post, till exempel:
| Fält | Villkor | Exempelvärde | Vad det blockerar |
|---|---|---|---|
| Avsändare | Innehåller | no-reply | Automatiska meddelanden från no-reply-adresser |
| Avsändare | Slutar med | @newsletter.example | All e-post från en nyhetsbrevsdomän |
| Avsändare till mig | Innehåller | support@ | Meddelanden ställda till en supportinkorg eller alias |
| Valfri deltagare | Slutar med | @vendor.example | Trådar som involverar en specifik leverantörsdomän |
| Ämne | Innehåller | avregistrera | Reklam eller prenumerationsrelaterade meddelanden |
| Ämne | Börjar med | Frånvaro | Automatiska frånvarosvar |
| Ämne | Exakt matchning | Veckorapport | En återkommande rapport med känt ämne |
| Innehåll | Innehåller | Det här är ett automatiskt meddelande | Automatiska meddelanden identifierade via brödtext |
| Innehåll | Matchar reguljärt uttryck | (?i)faktura\s+#?[0-9]+ | Fakturameddelanden som matchar ett känt mönster |
Exemplen ovan är bara illustrationer. Utgå från de mönster som faktiskt förekommer i kundens e-post, och testa varje regel innan den aktiveras.
Blockerade domäner
Blockera meddelanden från angivna e-postdomäner.
Minsta trådlängd
Ange hur många meddelanden en tråd måste innehålla innan Dstny Copilot importerar den. Meddelanden stannar utanför Dstny Copilot tills tröskeln är nådd.
3. Välj raderingsbeteende
Bestäm hur Dstny Copilot ska hantera en importerad konversation om originalmailet senare raderas från den kopplade brevlådan. Det avgör om Dstny Copilot ska spegla källbrevlådan eller bevara importerade konversationer som en del av affärshistoriken.
När ett källmail raderas kan ni välja mellan:
- Ta bort även från Dstny Copilot: den importerade konversationen raderas när källmeddelandet raderas.
- Behåll som affärshistorik: den importerade konversationen behålls även efter att källmeddelandet raderats.
4. Testa reglerna
Innan konfigurationen aktiveras går det att använda regeltestaren för att kontrollera att inställningarna fungerar som tänkt. Ange en exempelavsändare eller ett avsändarnamn, ämne och innehåll för att se om meddelandet skulle importeras eller blockeras, och justera reglerna innan de börjar gälla för riktig e-post.
5. Se importerade konversationer
Importerad e-post visas under Konversationer tillsammans med övriga konversationskällor. E-post representeras som en löpande tråd snarare än enskilda meddelanden. Allt eftersom tråden växer ger Dstny Copilot:
- En sammanfattning av tråden
- Ämnen
- Insikter
- Klickbara källmärken som identifierar och öppnar det e-postutdrag en sammanfattning eller insikt bygger på
6. Ägarskap och delning av e-post
Varje importerad tråd har en ägare. Ägaren avgörs när tråden importeras första gången:
- Den första personen i tråden som skickade ett meddelande från organisationen och har kopplat sin egen inkorg blir ägare.
- Finns ingen sådan avsändare blir istället den första interna deltagaren som har kopplat en inkorg ägare.
- I annat fall tillhör tråden personen vars inkorg importerade den.
En kollega som inte har kopplat en inkorg kan aldrig bli ägare av en importerad tråd. Sammanfattningen, ämnena och insikterna tillhör ägarens konversation.
När flera kollegor har kopplat sina inkorgar och finns med i samma tråd känner Dstny Copilot igen tråden på dess e-postidentitet och håller den som en enda konversation istället för en kopia per brevlåda. Raderas ett meddelande i en brevlåda påverkar det bara kopian som importerades från just den brevlådan.
Interna mottagare som inte är ägare ser ändå konversationen genom Automatic Internal Participant Sharing. Alla på tråden från organisationen får konversationen delad med sig, så det är den inställningen som säkerställer att e-post man själv deltar i når en även när en kollega äger tråden.