Så mycket kostar varje minut i ett möte

Vad kostar egentligen ett möte?

Du har säkert suttit i ett möte där du funderat: "Behövde vi verkligen samlas för det här?" Det visar sig att den frågan inte bara är viktig ur ett tidsperspektiv – utan också ur ett ekonomiskt.

Många organisationer har aldrig räknat på sina möteskostnader – men när de gör det blir det tydligt att förändring krävs. Möten är viktiga, men måste vara välplanerade, målstyrda och rätt dimensionerade.

Genom att kombinera teknik, kultur och struktur kan du skapa en möteskultur som inte bara sparar pengar – utan också ökar trivseln och prestationen i teamet.

Den osynliga kostnaden för möten

Många företag underskattar den verkliga kostnaden för möten. Trots att vi spenderar mindre tid i möten än tidigare, upptar de fortfarande en betydande del av arbetsveckan. Enligt en rapport från Business Insider deltar kontorsanställda i genomsnitt i 17,1 möten per vecka, vilket motsvarar cirka 14,8 timmar.

Räkna ut kostnaden per mötesminut 

För att förstå den ekonomiska påverkan kan vi använda en enkel formel:​

• Antal deltagare × genomsnittlig timlön × mötets längd i timmar = total möteskostnad

Exempel: Ett 60-minutersmöte med 5 deltagare som tjänar 500 kr/timme kostar 2 500 kr.​

Men detta är bara början. Enligt PCMag tar ett en timmes möte faktiskt cirka 1 timme och 15 minuter av varje deltagares tid, med förberedelser och återhämtning inkluderade.

De dolda kostnaderna: Mer än bara pengar

Utöver den direkta lönekostnaden finns det andra faktorer:​

• Produktivitetsförlust: Möten kan störa arbetsflödet och minska effektiviteten.

• Beslutsutmattning: För många beslut i möten kan leda till mental trötthet.

• Medarbetarengagemang: Överdrivet många möten kan påverka moralen negativt.​telic.work

Enligt WorkLife spenderar anställda cirka 37% av sin arbetstid i möten eller med att koordinera dem, vilket kostar arbetsgivare över 300 000 per anställd årligen.

Hybridarbete: En lösning eller en utmaning?

Hybridarbete har förändrat mötesdynamiken. Medarbetare deltar ofta i fler, men kortare, virtuella möten. Detta kan leda till "mötesutmattning" och påverka produktiviteten negativt 

Hybridarbete har förändrat möteskulturen – på gott och ont

Med hybridarbete som norm har vi fått:

• Fler, men kortare möten

• Ökad användning av videomöten

• Sämre fokus och mer multitasking

Enligt en undersökning från Microsoft Teams deltar hybridarbetare i upp till 250 % fler möten än innan pandemin – ofta utan att resultaten förbättras.

Så minskar du möteskostnaderna – 7 konkreta tips

1. Ha alltid en agenda – annars, ställ in.

2. Begränsa antalet deltagare till dem som måste vara med.

3. Använd AI-assistenter för sammanfattningar och beslutslogg.

4. Testa att ersätta möten med asynkron kommunikation (ex: videomeddelanden eller chatttrådar).

5. Utse en “mötescoach” i teamet som säkerställer att möten följer regler.

6. Tidssätt dina möten till 25 eller 50 minuter – skapa utrymme för återhämtning.

7. Utvärdera återkommande möten regelbundet – ska de verkligen finnas kvar?

Så kan Dstny hjälpa till

Dstny erbjuder lösningar som kan optimera möteskulturen:​

• Dstny AI Assistant: En AI-driven mötesassistent som automatiskt tar anteckningar och identifierar åtgärdspunkter.

• Dstny Copilot: Analyserar kundsamtal och ger insikter för att förbättra kommunikation och effektivitet.

• Molnväxel och mobilabonnemang: Möjliggör flexibel kommunikation oavsett plats.​

Dessa verktyg underlättar för företag att anpassa sig till hybridarbete och minska onödiga möten.

​