I takt med att företag växer är det lätt att abonnemangen blir fler än verksamheten egentligen behöver. Det kan börja med några extra abonnemang till konsulter eller tillfälliga projekt. Kanske några abonnemang till anställda som jobbar deltid eller på distans. Plötsligt har företaget fler abonnemang än medarbetare och kostnaderna ökar utan att någon riktigt vet varför.
Men måste verkligen varje anställd ha sitt eget abonnemang? Svaret är att det beror helt på hur er verksamhet ser ut och hur ni arbetar. Med rätt översyn går det ofta att minska både kostnader och administration utan att påverka tillgängligheten.
Fällan som företag hamnar i
Det är inte ovanligt att abonnemang blir kvar trots att behovet försvunnit. Här är några av de vanligaste orsakerna:
- Gamla abonnemang som ingen har avslutat. Anställda som har slutat och där abonnemanget fortfarande ligger kvar och debiteras varje månad.
- Projektanställda eller konsulter som får ett abonnemang under en viss period, men där abonnemanget aldrig avslutas när projektet tar slut.
- Parallella abonnemang som används till särskilda enheter eller tillfälliga ändamål, utan att någon följer upp om de verkligen behövs i längden.
Resultatet är ofta en abonnemangslista som växer år efter år, och som inte längre speglar verksamhetens behov. Det kan bli en kostnad som varken skapar värde eller går att motivera.
Hur vet man hur många abonnemang som behövs?
Det viktigaste är att utgå från behovet i varje roll och funktion, inte från en generell regel som säger att alla måste ha ett eget abonnemang. Här är några frågor att ställa:
- Behöver alla roller ett eget nummer eller kan de ingå i en gemensam svarsgrupp
- Finns det tillfälliga eller rörliga tjänster där det räcker med en flexibel lösning som går att anpassa från fall till fall
- Finns det anställda som använder sin privata mobil i jobbet och där det skulle vara bättre att erbjuda växelintegration istället för ett nytt abonnemang
När ni kopplar abonnemangen till vad som faktiskt behövs i olika funktioner, minskar risken att betala för mer än vad verksamheten använder.
Så anpassar du dig efter behov
En modern växeltjänst gör det möjligt att jobba smartare med abonnemang. Med en molnbaserad växel kan ni styra hur samtal tas emot och kopplas vidare utan att varje anställd behöver ett eget abonnemang. Det finns flera sätt att anpassa upplägget:
- Använd delade nummer genom svarsgrupper där samtal kopplas till den som är tillgänglig för stunden
- Använd vidarekoppling till privata mobiler i de fall där det passar
- Lägg upp tillfälliga abonnemang som enkelt kan avslutas när behovet försvinner
Genom att skapa ett mer flexibelt arbetssätt kring telefoni går det att anpassa lösningen efter verksamhetens verkliga behov och samtidigt hålla nere kostnaderna.
Gör det någon skillnad?
I ett mindre företag kanske några onödiga abonnemang inte verkar märkbart på kostnadssidan. Men när företaget växer kan varje extra abonnemang bli en onödig kostnad som på årsbasis blir större än man tror. Har ni femtio eller hundra anställda kan några få abonnemang för mycket innebära tusentals kronor varje månad som inte tillför något.
Med rätt lösning och rätt koll på abonnemangen kan ni:
- Få fullständig översikt över vilka abonnemang som är aktiva
- Justera och anpassa antalet efter verksamhetens utveckling
- Undvika att betala för abonnemang som inte används
Det handlar inte bara om att spara pengar, utan också om att ha kontroll över företagets telefoni.
Abonnemang + Hybridarbete = JA
I en tid där många företag arbetar delvis på distans eller har team utspridda över flera orter, blir flexibiliteten i telefonilösningen ännu viktigare. Hybridarbete kräver inte nödvändigtvis fler abonnemang, utan snarare en lösning där medarbetarna kan vara nåbara utan att vara knutna till ett specifikt telefonnummer eller kontor.
Med en växelintegrerad lösning kan samtal kopplas till rätt person oavsett var de befinner sig, vilket gör att ni slipper extra abonnemang bara för att någon arbetar hemifrån eller från en annan plats.
Admin som inte tar tid från det viktiga
En annan aspekt som ofta glöms bort är den administrativa tiden det tar att hantera abonnemang. Ju fler abonnemang, desto mer tid läggs på att hantera fakturor, avtal och ändringar. Med ett system där abonnemangen är kopplade till växeln och hanteras i en överskådlig portal blir administrationen enklare.
Det gör det lättare att snabbt lägga till, ändra eller ta bort abonnemang utan att behöva kontakta flera leverantörer eller lägga tid på onödig administration. Resultatet blir mer tid till verksamheten och mindre tid på pappersarbete.
Checklist: När är det dags att se över sina abonnemang?
Om ni märker att:
- Ni saknar en tydlig översikt över abonnemangen
- Ni misstänker att det finns abonnemang som inte används
- Det är svårt att snabbt anpassa abonnemangslistan när personalstyrkan förändras
Då är det dags att ta en ordentlig titt på hur abonnemangen hanteras i dag. En bra start är att se över möjligheten att koppla abonnemangen till företagets växellösning, där ni kan styra flödet av samtal och användare utan att behöva hålla koll på varje abonnemang var för sig.
Vill ni få bättre koll och minska onödiga kostnader?
Läs mer om våra företagsabonnemang
Eller boka ett möte med oss så visar vi hur ni kan optimera abonnemangen i er verksamhet
